Investigando os Planos

Caros colegas de formação,

Essa semana nossa equipe recebeu novos elementos para desvendar um caso que estamos investigando há algum tempo. Com informações recolhidas na investigação arquivística sobre o ciclo vital do processo em questão, realizada em visitas técnicas a alguns órgãos (registradas neste blogger), agora é o momento de discussão da equipe para encaixá-­lo (situá-­lo) em instrumentos arquivísticos dos órgãos apresentados, a saber: CONARQ e Senado Federal e Congresso Nacional para contemplá-­los em nossa investigação.

Recordando o objeto documental deste caso, trata­-se de um processo que é a peça chave da nossa investigação e que será exposto no Evento Oficina de Diplomática e Tipologia 2015/1. A peça documental é um Processo Cível de Separação Litigioso o qual é composto por vários documentos. Utilizaremos duas peças que compõe esse processo para realizar a classificação documental de acordo com a atividade proposta nesta semana.

A nossa investigação começa a partir da análise do plano de classificação proposto pelo CONARQ e logo depois iremos atrás do modelo de classificação do Senado Federal e Congresso Nacional para apresentarmos uma solução.

Então vamos à análise das informações relevantes aos fatos...

Alguns processos cíveis familiar são de guarda permanente, por fazer relatos de uma vida que, daqui a séculos poderá ser história para futuras gerações e também pelo seu valor de prova. Nosso primeiro documento a ser classificado é a PETIÇÃO, que é o meio pelo qual se pleiteia direitos perante a Justiça. É o instrumento utilizado pelo advogado para obter uma decisão judicial que satisfaça o interesse de seus clientes. 

Diante do que nos foi proposto, o modelo de classificação do CONARQ não possui nenhum código que faça referência a importância e ao contexto deste documento, logo nós do Investigação Arquivística escolhemos o código que mais se aproxima (classificamos). 
Tem-se que: O código por nós escolhido é muito abrangente e diz respeito às ações administrativas das instituições. No CONARQ este código está relacionado a “Outros assuntos referentes à Administração Geral” já a classificação proposta pelo Senado Federal e Congresso Nacional consegue uma adaptação melhor especificando o assunto, em relação à temporalidade do documento não obtivemos informações que nos possibilita dizer que é de guarda permanente. 

PETIÇÃO
CONARQ	SENADO FEDERAL E CONGRESSO NACIONAL
091- Ações Judiciais	51.02.01.22 – Petição Inicial

Nosso segundo documento a ser classificado é a PROCURAÇÃO, que é o instrumento pelo qual alguém delega poderes a outrem, a fim de representá-lo em assuntos de seu interesse. Na classificação da Procuração também tivemos que utilizar o mesmo código da petição, porque como já mencionado, o CONARQ não possui um código específico, mas vale lembrar que atende ao prazo de guarda que é permanente. Já o código escolhido na tabela do Senado Federal e Congresso Nacional, foi outro, mas que está dentro da mesma classe que o código da petição, mas não tivemos acesso à temporalidade dos documentos.

PROCURAÇÃO
CONARQ	SENADO FEDERAL E CONGRESSO NACIONAL
091 – Ações Judiciais	51.02.01.00 – Documentos classificados no Plano de Classificação anterior referentes à Representação, ao Acompanhamento e à Instrução de Ações Judiciais e Administrativas

           

PARECER: 
Nessa investigação, foi possível observar que o Plano de Classificação do Senado Federal e Congresso Nacional conseguem atender as necessidades do órgão, mas não atende as necessidades de outras instituições, pois cada uma produz documentos específicos. Já o Plano de Classificação do CONARQ é muito falho, pois ele é de uso nacional e muito abrangente, não consegue um código específico para fazer a classificação correta para cada documento, e isso muitas vezes leva a classificação errada.

Os resultados da investigação de hoje são bem pontuais, cada instituição deverá ter seu próprio Plano de Classificação, como discutido em aulas anteriores, é analisar cada documento que é produzido e o mesmo deverá ser colocado no plano, isso atenderá as necessidades da instituição que fará uma análise mais precisa dos documentos por ela produzidos e evitará a eliminação de documentos que muitas vezes de guarda permanente.